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办公室行政工作的规范化管理

发表时间:2018-10-16 15:38

人事行政部 彭艳绒


一、纸质文档类


助理、干事起着上传下达的纽带作用,平时收到的文件会很多,那么打印出来的文件该如何存档才可以清晰明了呢?答案就是使用文件盒,并在文件盒上贴好各部门、各类型资料的关键词(标签);建议使用文件夹保存。



二、邮箱文件类


助理、干事通常也是邮箱管理员,公司邮箱会收到不同类型的通知,有收集资料的通知、有收集指导部门的通知、也有红头文件等,此外还要管理分公司对接各分店的邮箱;那么各类不同的邮件如何做到分类保存、上传下达不出错呢?



首先,每天两看邮箱,早上八点,下午四点;手机上下载软件“邮箱管理大师”,随时掌握各类邮箱的动态;



其次,建立文件收发回复的备忘录(可分部门),手机备忘录和随身携带的笔记本随手记,收到邮件需转交何人、何时上交等一目了然;



最后,上级部门的通知文件在下发分店之前,要先理清思路,让文件条理清晰、一目了然,确保分店店长或助理能够快速领会文件精神。



三、物品类


助理、干事也担任着公司办公室主任一职,所有办公室的物品助理干事必须非常清楚,那么如何能让办公室的物品有名有家呢?



首先要分类存放,不同形式、用途等物品先分类;



其次要有家,发挥整理箱的作用,每类物品能用整理箱的就用整理箱,大件物品也要整齐的码放在固定的位置;



最后要有名,对应每类的物品要贴好标签。



四、通知回复类


目前使用的办公群转移到云之家上,那么每天助理、干事会收到很多来自上下级的通知,这些通知有需要紧急回复的、有需要在规定时间回复资料的重要提醒、也有需要转发传达到各公司经理或分店的,当每天还要下分店检查无暇顾及云之家通知的时候,随身携带笔记本是一个好习惯,好记性不如烂笔头,不能及时回复或需要在规定时间内完成的通知看到之后随手记在笔记本上,再抽时间提前完成。


五、会议协助类


公司的各类大小会议或者分店培训会议大都是由助理、干事协助组织的,那么如何事无巨细的做好协助员的工作呢?



建议将公司各类会议进行分类,每年或每月例行的会议如新春团拜会、暑期精英会、每月店长会、部门培训会、学期风味交流会等,可结合个人经验和其他公司的参考资料,建立各类会议通用流程模板,含前期会议通知、会议预算、会务分工(包含会议前期需要准备的物品、什么规格、价位,每项工作由谁负责、负责人联系方式以及各项工作的注意事项)等详细工作流程,那么每一次的会议都可以使用这套通用的流程去做,无论是谁接手工作,只需要在此基础上补充即可。